政府機(jī)關(guān)和國企的日常工作常常圍著公文轉(zhuǎn)，發(fā)布通知、下達(dá)任務(wù)、請(qǐng)示工作、記錄會(huì)議全靠公文，對(duì)效率和安全的重視，也讓公文管理方式不斷轉(zhuǎn)變：
　　1.原始的紙質(zhì)化階段：公文內(nèi)容的起草、審核、用印全靠人工，傳輸靠快遞，公文積壓、效率低成為常態(tài)，管理成本居高不下。
　　2.過去的半電子化階段：信息化管理盛行，許多組織借助辦公軟件實(shí)現(xiàn)了公文線上擬稿、審核和套紅，但是“蓋章”仍在線下，用章難題依舊難解。
　　3.現(xiàn)在的全程電子化階段：引入電子印章將蓋章、簽字搬到線上，在半電子化的基礎(chǔ)上徹底打通公文電子體系，實(shí)現(xiàn)全程無紙化管理。
　　智簽云可以連接OA辦公系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)，為組織公文簽發(fā)提供集“擬稿、簽發(fā)、套紅、用印、打印、簽收”于一體的智能化公文服務(wù)。提升公文內(nèi)、外流轉(zhuǎn)效率，徹底改變組織無序、低效、麻煩的公文管理狀態(tài)。
　　（發(fā)文周期縮短95%）
　　首先，借助電子印章解決蓋章難題
　　傳統(tǒng)實(shí)體印章實(shí)地紙質(zhì)蓋章方式帶來的用章難問題，是當(dāng)前組織公文管理中的核心難題。
　　智簽云電子簽平臺(tái)可以幫助政府機(jī)關(guān)和國企單位制作和管理具有法律效力的電子印章，一個(gè)平臺(tái)就能對(duì)所有印章進(jìn)行全過程管理和使用監(jiān)控。
　　（電子印章臺(tái)帳）
　　印章統(tǒng)一調(diào)用：和線下填單、簽字申請(qǐng)用章不同，智簽云可以與OA的電子流程接通，各類業(yè)務(wù)中的公文蓋章需求，全部通過流程上報(bào)、審核。不僅隨用隨調(diào)，還能確保印章安全。
　　用章全程記錄：為了確保每次發(fā)文蓋章的真實(shí)性，智簽云可以為組織提供用章日志，詳細(xì)記錄每枚印章的具體使用過程，防止盜章、冒用帶來的假消息風(fēng)險(xiǎn)。
　　（用印記錄）
　　接著，全過程應(yīng)用服務(wù)，收、發(fā)便捷
　　圍繞組織內(nèi)部發(fā)文流程，一對(duì)一化解各個(gè)環(huán)節(jié)的管理難題，給公文流轉(zhuǎn)提速。
　　1、擬稿便捷
　　政府機(jī)關(guān)和國企單位對(duì)公文的編排要求嚴(yán)格，借助智簽云進(jìn)行電子擬稿可以全程確保格式合規(guī)、內(nèi)容安全。
　　提供在線模板
　　“命令、決議、指示、公告、函、通知等”15種公文都能在智簽云提前設(shè)置編輯模板，起草中直接根據(jù)需求套用模板，在系統(tǒng)內(nèi)就能實(shí)現(xiàn)在線編輯。
　　（模板庫）
　　支持版本控制
　　公文在擬稿和核稿過程中會(huì)進(jìn)行多次修改，這就會(huì)出現(xiàn)版本問題，為了方便識(shí)別和追溯，智簽云平臺(tái)可以記錄所有文件信息，隨時(shí)還原和查看各類歷史版本文件。
　　實(shí)現(xiàn)修改留痕
　　為了提高內(nèi)容的安全性，智簽云可以對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行修改記錄，每次修改的操作人、修改時(shí)間以及具體的修改信息等都有記錄，隨時(shí)核查、追溯，確保操作留痕。
　　（修改留痕）
　　2、簽發(fā)安全
　　公文簽發(fā)環(huán)節(jié)需要領(lǐng)導(dǎo)審批簽字完成蓋章，為了實(shí)現(xiàn)高效、安全地發(fā)文，智簽云電子簽章可以提供驗(yàn)簽和身份驗(yàn)真服務(wù)，確保簽發(fā)可靠。
　　隨時(shí)移動(dòng)簽發(fā)
　　為了提升公文簽發(fā)效率，智簽云可以提供移動(dòng)簽署服務(wù)，在簽發(fā)過程中，無論領(lǐng)導(dǎo)是否在公司，隨時(shí)用手機(jī)就能簽字、蓋章，保留簽字痕跡，方便又安全。
　　確保真實(shí)身份
　　為了避免代簽、盜簽風(fēng)險(xiǎn)，明確簽署人身份非常關(guān)鍵。智簽云可以在簽發(fā)公文環(huán)節(jié)對(duì)簽署人進(jìn)行二次驗(yàn)真，借助短信驗(yàn)證碼、指紋、動(dòng)態(tài)令牌和人臉識(shí)別等技術(shù)確保簽署人真實(shí)意愿，防止扯皮、抵賴。
　　（密碼二次確認(rèn)）
　　全程簽章驗(yàn)真
　　印章的真實(shí)性是驗(yàn)證公文的核心環(huán)節(jié)，智簽云提供的每個(gè)簽名和印章都有權(quán)威CA機(jī)構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字證書，隨時(shí)都能查明印章和簽署人的身份，全程確保安全發(fā)文。
　　（權(quán)威證書全程驗(yàn)真）
　　3、套紅自動(dòng)
　　公文套紅是發(fā)文中的重要環(huán)節(jié)之一，為了提升發(fā)文效率，智簽云電子合同可以為組織提供自動(dòng)套紅服務(wù)。
　　發(fā)文內(nèi)容確認(rèn)簽發(fā)后，在電子流程的驅(qū)動(dòng)下文件可以智能抓取關(guān)鍵信息，完成自動(dòng)套紅，全程無需人工操作，格式規(guī)范、速度快。
　　（自動(dòng)套紅）
　　4、用印智能
　　以電子印章替換實(shí)體印章，以透明的線上簽署方式確保用印中的印章和內(nèi)容安全。
　　統(tǒng)一PDF格式更規(guī)范
　　公文電子化簽署過程中，整個(gè)公文內(nèi)容都在線上實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)，為了確保整個(gè)過程中內(nèi)容不被篡改，智簽云電子合同可以在蓋章環(huán)節(jié)自動(dòng)將審核確認(rèn)的公文自動(dòng)轉(zhuǎn)換成國家標(biāo)準(zhǔn)的PDF格式，文件更加正式，不易篡改。
　　（pdf格式自動(dòng)蓋章）
　　明確印章使用權(quán)限
　　為了改變實(shí)體印章無序的使用狀態(tài)，智簽云電子合同可以對(duì)組織的所有電子印章進(jìn)行使用權(quán)限設(shè)置，控制使用人員，提升使用安全性。
　　多部門聯(lián)合用印更方便
　　在許多對(duì)外發(fā)文的過程中常常涉及多個(gè)部門，為了提升審核蓋章的效率，智簽云電子合同可以借助OA系統(tǒng)的流程對(duì)蓋章流程進(jìn)行聯(lián)合用印設(shè)置，一條流程幾分鐘就能實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門的同步用章，無需輾轉(zhuǎn)跑腿，提升發(fā)文效率。
　　（聯(lián)合用印）
　　5、打印防泄
　　蓋完章的文件有時(shí)候需要下發(fā)到多個(gè)區(qū)域，打印傳閱的過程中，智簽云電子合同防偽打印功能可以加強(qiáng)文件管控力，防止文件外泄、防止內(nèi)容篡改。
　　限制打印份數(shù)
　　每次打印都要經(jīng)過流程審批同意，精確控制打印人、打印份數(shù)、輸出地等信息，防止重要公文信息被泄漏，提升內(nèi)控能力。
　　（打印設(shè)置）
　　內(nèi)容防偽防篡改
　　智簽云的防偽打印機(jī)可以對(duì)打印出的文件添加文字水印、二維碼、光柵防偽碼、騎縫章等多種防偽技術(shù)，保證紙質(zhì)文件和線上審批的文件一致，不會(huì)被篡改或者偷換頁。進(jìn)一步保證了公文的合規(guī)性。
　　線下專人領(lǐng)取
　　為了防止文件在打印中被外泄，員工必須憑借審核派發(fā)的“打印碼”或者指定的“員工卡”打印領(lǐng)取文件，一對(duì)一操作，確保文件安全，保證發(fā)文環(huán)節(jié)可控。
　　（制定位置、獲取打印碼）
　　6、簽收驗(yàn)真
　　在各個(gè)組織上、下行文的業(yè)務(wù)場景中，有時(shí)可能是外部來文，怎樣在第一時(shí)間確認(rèn)公文的來源和可靠性是每次收文的必要環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在智簽云平臺(tái)可以直接提供驗(yàn)證服務(wù)。
　　您可以直接將來文上傳至智簽云進(jìn)行驗(yàn)證，如果已經(jīng)和公文系統(tǒng)集成，收文的同時(shí)就能自動(dòng)檢驗(yàn)文件的簽名和印章的真實(shí)性。確保文件來源、文件內(nèi)容、文件印章真實(shí)。
　　智簽云公文電子化簽署實(shí)施優(yōu)勢
　　加強(qiáng)印章合規(guī)管控：印章電子化后納入系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，從權(quán)限、流程、審計(jì)等多方面進(jìn)行管控和監(jiān)控。
　　節(jié)省人力物力成本：節(jié)省線下文件內(nèi)容檢查、文件快遞所需的大量人工、紙張和快遞費(fèi)，實(shí)現(xiàn)輕松發(fā)文。
　　確保真實(shí)和安全：從內(nèi)容防篡改到身份全程驗(yàn)真，確保真實(shí)意愿，全程監(jiān)控，及時(shí)記錄每次改動(dòng)，便核查。