面對(duì)不確定的外部環(huán)境，降本增效是企業(yè)繞不開(kāi)的話題。其中，負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)、辦公物資、員工福利、職場(chǎng)裝修、物業(yè)服務(wù)等場(chǎng)景采購(gòu)工作的行政采購(gòu)部，必然會(huì)沖在降本增效的“第一線”。

　　作為小罐茶行政負(fù)責(zé)人的劉庭選，最近兩年一直也在主導(dǎo)部門采購(gòu)工作的降本增效，并取得了一定的成果?！懊鎸?duì)降本和提效，我們分別采取了不同的策略。降本端我們主要以價(jià)格控制和減少浪費(fèi)為抓手，提效端則更注重供應(yīng)商管理效率以及在有限預(yù)算下保障采購(gòu)的滿意度。在推進(jìn)采購(gòu)工作時(shí)我們也非常重視數(shù)字化工具的應(yīng)用，充分借助技術(shù)力量來(lái)推動(dòng)公司采購(gòu)管理的數(shù)字化升級(jí)?！?br />
　　降本：借助數(shù)字化擇優(yōu)成交，運(yùn)用智能貨柜減少物資浪費(fèi)

　　商品價(jià)格作為采購(gòu)最核心的成本之一，如何獲取更合理的價(jià)格直接決定了采購(gòu)的成本水平，而更合理的價(jià)格源于更充分的尋源和供應(yīng)商對(duì)比。在過(guò)去，小罐茶的采購(gòu)主要采用傳統(tǒng)的招投標(biāo)模式，供應(yīng)商主要來(lái)自于本地，無(wú)論是商品可選范圍、還是比價(jià)范圍都十分有限，采購(gòu)人員也很難在性價(jià)比上做進(jìn)一步的優(yōu)化。

　　為此，小罐茶把目光投向了可整合各地資源、實(shí)現(xiàn)全國(guó)尋源的數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)。通過(guò)數(shù)智化采購(gòu)平臺(tái)，小罐茶的采購(gòu)人員在接到采購(gòu)需求后，只需在平臺(tái)中輸入關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就會(huì)基于龐大的商品數(shù)據(jù)庫(kù)、豐富的產(chǎn)業(yè)鏈資源以及智能算法，綜合評(píng)定價(jià)格、庫(kù)存、時(shí)效、商家評(píng)級(jí)等多維度決策因子進(jìn)行智能推薦，方便采購(gòu)人做出最優(yōu)的決策方案?！霸缭?016年時(shí)，我們就開(kāi)始使用京東企業(yè)購(gòu)，借助京東的尋源能力幫我們對(duì)接來(lái)自全國(guó)各地的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，在保障了商品質(zhì)量的基礎(chǔ)上，讓比價(jià)更充分?！?br />
　　如果說(shuō)充分比價(jià)是“開(kāi)源”，那減少浪費(fèi)就是“節(jié)流”，在降本過(guò)程中同樣非常關(guān)鍵。劉庭選表示，“在之前的辦公用品采購(gòu)中，公司會(huì)每月采購(gòu)固定量的文具、耗材。然而事實(shí)上，不同員工在一年中的不同時(shí)間段對(duì)于辦公用品的消耗量也是不同的，我們采購(gòu)時(shí)往往會(huì)為了預(yù)防臨時(shí)用量增大而多儲(chǔ)備一些存貨量，這會(huì)導(dǎo)致冗余和浪費(fèi)的出現(xiàn)?！?br />
　　解決這一問(wèn)題的核心，就在于實(shí)現(xiàn)采購(gòu)量和需求量的精準(zhǔn)匹配。為此，小罐茶新引入了智能貨柜。辦公物資會(huì)按照最小領(lǐng)用單位存放于柜中，員工有需求時(shí)即可登錄工號(hào)根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行領(lǐng)取。同時(shí)智能貨柜的存儲(chǔ)管理系統(tǒng)可以追蹤物料領(lǐng)用、使用的全過(guò)程，并與采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行打通，一旦帶領(lǐng)用數(shù)量達(dá)到提前設(shè)置的安全庫(kù)存數(shù)量之下，就會(huì)自動(dòng)觸發(fā)采購(gòu)申請(qǐng)，由供應(yīng)商提前備貨送貨?！斑@樣實(shí)現(xiàn)了員工用多少采多少，有效避免了浪費(fèi)?！?br />
　　提效：通過(guò)數(shù)字化助力人效、員工滿意度雙重提升

　　在降本之外，如何更好地提效，劉庭選也有著自己的理解。在她看來(lái)，提效的“效”字應(yīng)包含兩層含義，一方面是效率，即實(shí)現(xiàn)人員效率、供應(yīng)商效率的最大化；一方面則是效果，即無(wú)論如何做降本，都要以滿意度為前提，畢竟服務(wù)好公司業(yè)務(wù)部門的需求才是采購(gòu)的本職工作?！?br />
　　劉庭選也分享了兩個(gè)具體的故事。

　　此前，劉庭選曾負(fù)責(zé)小罐茶黃山工廠辦公環(huán)境軟裝的采購(gòu)，需要采買各類辦公家具、員工宿舍的床上用品、椅子、家電及后續(xù)的安裝服務(wù)。在傳統(tǒng)采購(gòu)模式下，大量的品類選品過(guò)程會(huì)耗費(fèi)極多的時(shí)間、精力和人力成本，而且具體執(zhí)行過(guò)程中分散的供應(yīng)商也會(huì)讓整個(gè)項(xiàng)目的管理工作變得極為復(fù)雜。于是，在此次項(xiàng)目中，小罐茶開(kāi)始嘗試以線上咨詢的方式對(duì)部分標(biāo)準(zhǔn)品進(jìn)行溝通、詢價(jià)，大大提升了項(xiàng)目的推進(jìn)速度?！拔彝瑯右苍诰€下去工廠進(jìn)行了實(shí)地考察、溝通，但是相對(duì)而言，線上的效率還是提高了不少。未來(lái)，我們也計(jì)劃在裝修方面采用更優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化工裝基建解決方案滿足我們對(duì)營(yíng)業(yè)及辦公環(huán)境的升級(jí)需求?！?br />
　　在員工福利發(fā)放中，小罐茶充分利用了員工福利智能管理平臺(tái)，最大程度滿足員工實(shí)際需求，從而在有限預(yù)算下讓員工更滿意。據(jù)介紹，之前小罐茶年會(huì)會(huì)為員工準(zhǔn)備出國(guó)游產(chǎn)品作為抽獎(jiǎng)福利，近兩年受疫情影響，出國(guó)游受限，劉庭選也開(kāi)始尋找年會(huì)抽獎(jiǎng)的替代品?！敖柚笮偷膯T工福利智能管理平臺(tái)，我們能夠有效獲取最新的員工福利發(fā)放趨勢(shì)，讓選品更貼合當(dāng)下的員工實(shí)際需求。比如去年我們就嘗試采購(gòu)了健康類的產(chǎn)品，深受員工們的好評(píng)?！眲⑼ミx表示，“2022年，我們行政部定過(guò)一個(gè)目標(biāo)，要實(shí)現(xiàn)員工滿意度93%以上。通過(guò)年末的員工滿意度調(diào)查結(jié)果顯示，2022年小罐茶員工滿意度達(dá)到了95%，達(dá)成這樣的一個(gè)成果我們是很滿意的?！?br />
　　“新的一年，小罐茶會(huì)持續(xù)發(fā)力驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)拓展及業(yè)績(jī)的增進(jìn)。行政采購(gòu)作為公司后臺(tái)運(yùn)營(yíng)支持的關(guān)鍵角色，我們將繼續(xù)借助數(shù)字化對(duì)行政及采購(gòu)工作進(jìn)行提效，全力支持業(yè)務(wù)部門的需求，并在此基礎(chǔ)上持續(xù)深化降本增效的目標(biāo)?！眲⑼ミx說(shuō)道。

　　劉庭選個(gè)人也表示，未來(lái)會(huì)持續(xù)關(guān)注行業(yè)最新的數(shù)字化解決方案，例如能夠?qū)崿F(xiàn)履約交付線上化、施工服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、價(jià)格信息透明化、省心服務(wù)一體化的京東工裝基建場(chǎng)景解決方案；能夠?qū)鹘y(tǒng)的“企業(yè)人力資源單向決策，員工被動(dòng)接受”福利管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤皢T工自選福利、自定義配送地址”的自由福利模式京東錦禮等，推動(dòng)更多數(shù)智工具應(yīng)用到日常采購(gòu)管理工作中。

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